Как оформить иностранца на работу в Украине и не получить штраф: пошаговая инструкция для бизнеса – Киев Vgorode.ua

Легальне працевлаштування іноземців в Україні: детальний посібник для бізнесу

Працевлаштування іноземних громадян на території України – це процес, де роботодавці нерідко припускаються помилок, найчастіше не через податкові нюанси, а через недотримання правил трудового законодавства та термінів оформлення документації. Контроль за дотриманням цих норм здійснюють не лише Державна податкова служба, а й Державна служба України з питань праці (Держпраці) та Центр зайнятості.

Навіть незначне пропущене терміну або некоректно підготовлений документ може коштувати компанії значних фінансових втрат – від десятків до сотень тисяч гривень. Окрім штрафних санкцій, роботодавець ризикує втратити вже отриманий дозвіл на працевлаштування іноземця.

Ольга Брус, адвокатка юридичної компанії EvrikaLaw, детально пояснила, як правильно пройти процедуру оформлення іноземного фахівця та які типові помилки допускають українські компанії.

Крок 1: Визначте необхідність отримання дозволу на працевлаштування

Перед тим, як розпочинати будь-які офіційні дії, роботодавцю слід з’ясувати правовий статус іноземця. Не кожному іноземному громадянину потрібен дозвіл на роботу в Україні.

До категорій осіб, які можуть працювати без дозволу, належать:

• Іноземці, які мають посвідку на постійне проживання в Україні.
• Особи, які отримали статус біженця.
• Особи, які потребують додаткового захисту.

Для всіх інших іноземних громадян отримання дозволу є обов’язковим.

Редакційна примітка: Посвідка на постійне проживання (ПМП) – це документ, що надає іноземцю право постійно перебувати та здійснювати трудову діяльність на території України.

Важливо пам’ятати, що дозвіл видається не на професію як таку, а на конкретну особу та конкретну посаду. Наприклад, якщо компанія отримала дозвіл для співробітника на посаду маркетолога, його переведення на іншу посаду без отримання нового дозволу є неможливим.

Крок 2: Отримайте ідентифікаційний код та дотримуйтесь термінів

Поки Центр зайнятості розглядає документи для отримання дозволу, іноземцю необхідно оформити український реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).

Редакційна примітка: РНОКПП – це реєстраційний номер облікової картки платника податків, який також часто називають ідентифікаційним кодом.

Без цього документа роботодавець не зможе:

• Нараховувати заробітну плату.
• Сплачувати податки.
• Офіційно оформити трудові відносини.
• Подавати звітність до податкових органів.

Після отримання дозволу починає діяти ще один критично важливий часовий проміжок.

Роботодавець зобов’язаний укласти трудовий договір протягом 90 календарних днів з дати видачі дозволу. У випадку недотримання цього терміну, дозвіл автоматично анулюється.

Це означатиме, що компанії доведеться повторно проходити всю процедуру оформлення та сплачувати відповідні державні збори.

Крок 3: Подайте два обов’язкові повідомлення

Після підписання трудового договору роботодавець повинен виконати дві ключові дії.

Перша – подати до Державної податкової служби повідомлення про прийняття нового працівника. Це потрібно зробити до фактичного початку роботи іноземця.

Друга – надати до Центру зайнятості копію підписаного трудового договору.

Зробити це слід протягом 10 днів від дати його укладення.

Неподання копії договору може призвести до анулювання дозволу на працевлаштування.

Юристи також рекомендують заздалегідь відстежувати термін дії дозволу. Якщо дозвіл закінчився, а іноземець продовжує працювати, це прирівнюється до роботи без відповідного дозволу.

Які штрафи загрожують роботодавцям

Найбільш суворі санкції у сфері працевлаштування іноземців застосовує Держпраці.

За використання праці іноземця без належного дозволу бізнесу загрожує штраф у розмірі 20 мінімальних заробітних плат за кожного такого працівника. Станом на 2026 рік це становить 172 940 гривень.

Якщо іноземець працює на умовах, відмінних від зазначених у дозволі, розмір штрафу становить 10 мінімальних заробітних плат – 86 470 гривень.

Такі санкції можуть бути застосовані, наприклад:

• За роботу на іншій посаді, ніж було зазначено в дозволі.
• За зміну функціоналу без отримання нового дозволу.
• За роботу з простроченим дозволом.
• За фактичний допуск до роботи без належного оформлення документів.

Окремо існують податкові штрафи за неподання повідомлення про прийняття працівника на роботу.

У переважній більшості випадків іноземні працівники оподатковуються в Україні на загальних підставах, як і інші наймані працівники. Роботодавець зобов’язаний нараховувати та сплачувати податок на доходи фізичних осіб (ПДФО), військовий збір (ВЗ) та єдиний соціальний внесок (ЄСВ) у встановленому порядку.

Приєднуйтесь до наших каналів у Telegram:

“Підсумки дня. Новини України та світу” – о 22:00 пишемо добірку про те, що важливого відбулося протягом дня.
Vgorode.ua Киев – все, що стосується нашого міста.
“Диван зачекає” – куди ходити у Києві, та як розважатися.
“Сова” – кращі добірки кіно, серіалів, та музики.

Порада від Вечірній Київ:

Ця докладна інструкція є надзвичайно корисною для будь-якого бізнесу в Україні, який планує або вже працевлаштовує іноземних громадян. Розуміння всіх етапів, вимог та можливих штрафів допоможе уникнути значних фінансових втрат та юридичних проблем, забезпечуючи легальне та безперебійне функціонування компанії.