Опубліковано: 21 травня 2016Автором Пол Чейні У розділі “Операційна діяльність малого бізнесу”
Із розвитком та змінами у малому бізнесі, здатність швидко масштабувати діяльність – як розширювати, так і скорочувати – стає не просто бажаною, а необхідною. Наприклад, залучення нових співробітників вимагає адаптації телефонної системи компанії для забезпечення достатньої кількості ліній.
Традиційні локальні (on-premise) телекомунікаційні рішення ускладнюють це через високі витрати на встановлення та обслуговування, потребу в обладнанні на місці та залежність від ІТ-підтримки. Натомість, хмарна телефонна система дозволяє малому бізнесу управляти комунікаційними послугами значно дешевше, ефективніше та гнучкіше.
Нижче наведено переваги, які малий бізнес може отримати, перейшовши від традиційних АТС-систем до хмарних VoIP-технологій, згідно з інформацією з електронного листування між Small Business Trends та Аароном Чарльзвосом, віце-президентом з маркетингу продуктів Vonage.
Переваги хмарної телефонної системи
1. Повністю інтегрована система комунікацій
Звіт дослідницької компанії Gartner вказує на те, що інтеграція комунікацій компанії з повсякденними бізнес-додатками та робочими процесами суттєво підвищує ефективність.
Хмарні бізнес-інструменти легко розгортаються, що дозволяє співробітникам залишатися на зв’язку незалежно від їхнього місцезнаходження. Таким чином, хмара забезпечує стабільну присутність бізнесу та сприяє зростанню продуктивності завдяки безперебійному доступу до CRM-систем, електронної пошти, месенджерів, голосового та відеозв’язку.
2. Контроль над способами комунікації
Система, що працює в хмарі, надає бізнесу повний контроль, дозволяючи обирати потрібні функції та легко вмикати чи вимикати їх за потреби.
Крім того, хмарні рішення надають співробітникам доступ до всіх функцій викликів будь-коли та будь-де через смартфон, стаціонарний телефон або софтфон. Більше того, вони можуть мати доступ у реальному часі до критично важливого бізнес-програмного забезпечення.
3. Ключові бізнес-функції
Хмарна телефонна система надає малому бізнесу доступ до мережевих додатків, які зазвичай притаманні великим корпораціям. До них належать такі функції, як Віртуальний Асистент, Автоматичний Обробник Дзвінків, функція “Ніколи не пропусти дзвінок” або рішення для кол-центрів.
4. Мобільність та зручність використання
Сучасне робоче місце стає дедалі мобільнішим, і малий бізнес особливо потребує можливості працювати з різних локацій.
Завдяки хмарній системі, співробітники малого бізнесу мають доступ до функцій, які дозволяють їм входити в систему з будь-якого місця, щоб бути доступними під час роботи “в полі”. Це надає співробітникам, що безпосередньо працюють з клієнтами та генерують прибуток, більший контроль над власною продуктивністю.
5. Управління часом та ефективність
Веб-портали для клієнтів дозволяють ІТ-персоналу ефективніше керувати системою. Завдяки доступ до даних про встановлення, конфігурацію послуг, заявки на вирішення проблем, навчання, білінг та аналітику дзвінків, повний доступ до системи та облікового запису клієнта дозволяє витрачати менше ресурсів на управління проєктами та більше фокусуватися на роботі, яка приносить прибуток.
Крім того, хмарні рішення легко інтегруються з іншими хмарними додатками, надаючи мобільним співробітникам доступ до всіх необхідних функцій та можливостей, щоб працювати так само ефективно, якби вони були в офісі.
6. Гнучкість масштабування (вгору та вниз)
З ростом бізнесу зростає потреба у наймі нових співробітників, відкритті нових офісів та залученні нових клієнтів. Це вимагає комунікаційної системи, яка може масштабуватися – як в бік збільшення, так і зменшення – відповідно до потреб.
З хмарною телефонною системою бізнеси можуть додавати стільки розширень, скільки їм потрібно для обробки збільшеного обсягу дзвінків, або, за необхідності, просто вимкнути ці додаткові розширення. На відміну від традиційних систем, бізнеси платять лише за ті розширення, які їм потрібні, і лише протягом часу, коли вони їм потрібні.
7. Безперервність бізнесу
Робота з телефонною системою “в хмарі” дозволяє бізнесу залишатися на зв’язку зі своїми клієнтами незалежно від зовнішніх обставин. Хмарна система комунікацій, ймовірно, не буде залежати від таких факторів, як негода або інші події, що можуть перешкодити співробітникам дістатися до офісу.
За допомогою хмарної системи бізнеси можуть підтримувати стабільну присутність та мати доступ до необхідних інструментів для забезпечення безперебійної роботи.
8. Покращене обслуговування клієнтів
Завдяки функції “Віртуальний адміністратор” (VR) або “Автоматичний обробник дзвінків”, бізнеси можуть легко спрямовувати дзвінки до різних відділів і навіть створювати унікальні привітання для кожного відділу.
Наприклад, компанія може заздалегідь налаштувати святкове привітання (через адміністративний портал) і запрограмувати його на автоматичне повернення до звичайного привітання у визначену дату. Також можна додати повідомлення на автовідповідач про спеціальні пропозиції або відповіді на поширені запитання.
9. Легке додавання нових функцій
У періоди пікового навантаження деякі компанії додають преміум-функції викликів для підвищення ефективності прийому дзвінків та оптимізації роботи персоналу. Групи викликів (Call Groups), наприклад, дозволяють вхідним дзвінкам надходити одночасно на кілька розширень.
Черги викликів (Call Queues) надають “динамічну залу очікування” для абонентів, дозволяючи бізнесам налаштовувати досвід перебування на лінії та краще керувати обсягом дзвінків. Обидві функції допомагають зменшити кількість голосових повідомлень, пропущених дзвінків та зайнятих сигналів, забезпечуючи обслуговування якомога більшої кількості абонентів.
10. Економія коштів
Економія коштів – це ще одна перевага хмарної телефонної системи. Перенесення телекомунікацій з АТС-платформ у хмару може бути економічно вигіднішим порівняно з щомісячними тарифними планами традиційних систем, що допомагає скоротити витрати і, зрештою, збільшити прибутковість.
Фото “Хмарний телефон” через Shutterstock
Редакція рекомендує
Покращте своє спілкування за допомогою Wi-Fi дзвінків: повний посібник
Найкращі захищені смартфони для вашого малого бізнесу
Важливість моніторингу хмарних сервісів для малого бізнесу
Що таке перенесення номера? Вплив на телефонію малого бізнесу
Light Phone: Мобільний телефон, який тільки дзвонить і нічого більше
Мобільні застосунки, які допоможуть вам зменшити витрати на енергію та заощадити грошіConstellation
Пол Чейні
Пол Чейні є штатним автором Small Business Trends. Він висвітлює новини галузі, включаючи інтерв’ю з керівниками та лідерами галузі про продукти, послуги та тенденції, що впливають на малий бізнес, спираючись на свій 20-річний досвід у маркетингу. Раніше він був редактором Web Marketing Today та позаштатним редактором Practical Ecommerce. Підписатися Слідкувати @smallbiztrends RSSLinkedIn Pinterest iTunes
Ресурси для малого бізнесу 
Подайте заявку на кредит для малого бізнесу сьогодні
Переглянути все
Порада від Вечірній Київ: Ця інформація буде корисною для власників малого бізнесу, які шукають шляхи оптимізації витрат та підвищення ефективності своїх комунікаційних систем. Перехід на хмарну телефонну систему може стати значним кроком до модернізації та гнучкості вашого бізнесу.