Опубліковано: 12 січня 2014Неллі Акальп У рубриці “Операційна діяльність малого бізнесу”
Ефективно організований бізнес — це продуктивний бізнес. Навіть якщо ви не вважаєте себе природженим організатором, зараз ідеальний час, щоб навести лад у справах та робочому просторі.
Пропонуємо 10 дієвих порад, які допоможуть вам впоратися з цим завданням і розпочати новий рік з чистого аркуша.
Як навести лад у вашому малому бізнесі
Ревізія офісу
Навіть якщо ви не проти легкої безладності та пилу, надмірний безлад може додавати стресу та хаосу у щоденне життя. Безлад виникає через нашу схильність вважати кожну річ важливою. З настанням нового року час позбутися всього застарілого, неактуального або дублюючого.
Наприклад:
- Відправте на переробку зламану електроніку, яка могла залежатися в шафі.
- Видаліть усі старі голосові повідомлення.
- Пожертвуйте все, що вам більше не потрібне чи не використовується.
- Залиште лише найнеобхідніше та те, що ви використовували протягом останнього року; все інше можна прибрати.
Коли робоче місце чисте і вільне від безладу, ви із задоволенням проводитимете час за столом і не витрачатимете час на пошуки серед непотребу чи перебирання стосів паперів.
Організація паперових файлів
Дослідження показують, що середня людина марнує понад 4 години на тиждень на пошук паперів. Перегляньте свої файлові шафи та знищте все, що застаріло або більше не має відношення до вашого бізнесу.
Якщо ви турбуєтеся, що вам колись можуть знадобитися чотирирічні нотатки з проєкту клієнта, відскануйте оригінали та викиньте паперові копії, щоб звільнити більше місця.
Відмовтеся від паперових квитанцій
Враховуючи, що податкова служба приймає електронні копії квитанцій, справді немає причин зберігати всі ці дрібні паперові чеки з ресторанів, таксі, магазинів канцтоварів тощо.
Знайдіть сканер для керування квитанціями або застосунок для смартфона (наприклад, Neat Receipts), і переконайтеся, що ваше рішення дозволяє експортувати дані до будь-якого застосунку для звітності про витрати чи бухгалтерського обліку, який ви використовуєте.
Використовуйте хмару для зберігання та спільного доступу
Якщо ви ще цього не зробили, почніть використовувати хмарні інструменти для спільного доступу та збереження документів. Наприклад, Google Drive надає до 15 ГБ безкоштовного сховища, дозволяючи надавати клієнтам або колегам доступ для спільної роботи. Серед інших інструментів – Dropbox та Box.
Зберігаючи файли в хмарі, ви можете не тільки впорядкувати особисте сховище, але й заощадити цінний час, який витрачається на пересилання документів електронною поштою під час спільної роботи.
Впорядкуйте свою поштову скриньку
Якщо ваша електронна скринька перетворилася на “звалище” для кожного листа, отриманого за останні роки, час навести там лад. Можливо керувати своєю поштовою скринькою так, щоб бачити лише ті повідомлення, які потребують вашої уваги, а все інше акуратно архівувати для надійного зберігання. Почніть з чистого аркуша, заархівувавши все, на що вам більше не потрібно відповідати.
Далі, контролюйте кількість нових листів, які ви отримуєте щодня, відписавшись від розсилок або інших підписок, які ви більше не читаєте. Створюйте спеціальні папки, куди несуттєві листи надходитимуть автоматично, щоб вони не переривали ваш щоденний робочий процес.
Знайдіть правильний інструмент для нотаток
Ключ до підтримки організованості та ефективності для власника малого бізнесу – це наявність правильного рішення для запису завдань чи ідей, що виникають.
Незалежно від того, чи віддаєте ви перевагу паперу та ручці, голосовому запису на смартфоні чи застосунку на кшталт Evernote, найважливіше — щоб це рішення відповідало вашому стилю життя, і ви використовували його послідовно.
Наведіть лад у своїх профілях у соціальних мережах
Не тільки ваша електронна скринька та робочий стіл страждають від безладу. Ваші профілі в соціальних мережах також можуть бути переповнені та застарілі.
Спочатку оцініть, де ваш бізнес представлений у соціальних мережах, і видаліть усі облікові записи, які більше не використовуються. Немає сенсу мати кілька профілів у Pinterest, Twitter, Facebook, LinkedIn, Tumblr та Instagram, якщо ви не публікуєте контент та не моніторите кожен обліковий запис.
Ви також можете скористатися такими інструментами, як JustUnfollow, щоб відписатися від підписників, які неактивні або не підписані на вас у відповідь.
Зустріньтеся з податковим консультантом
Не чекайте до моменту подання податкової декларації, щоб почати думати про податки. Запишіться на зустріч до бухгалтера чи податкового консультанта на початку року.
Якщо ваш бізнес досі зареєстрований як індивідуальний підприємець, зараз саме час подумати про захист ваших особистих активів та отримання інших переваг через офіційну бізнес-структуру, таку як ТОВ (LLC) або корпорація.
Візьміть під контроль свою фінансову звітність
Якщо ви керуєте малим бізнесом, у вас вже є певний процес для виставлення рахунків, обробки платежів, запису витрат та відстеження проєктів. Але якщо ви не оновлювали свій процес останнім часом, ймовірно, існує застосунок, який допоможе зробити ці адміністративні завдання простішими та ефективнішими.
Перегляньте магазин застосунків для вашого планшета/смартфона, щоб знайти новий інструмент, який допоможе вам організуватися та взяти під контроль свою фінансову звітність у новому році. Наприклад, є FreshBooks, Mint, Kashoo та InDinero, щоб назвати лише декілька. (Примітка: Ці сервіси переважно доступні за кордоном, але можуть бути корисними для українських підприємців, які ведуть міжнародний бізнес або шукають універсальні рішення).
Вирішіть юридичні питання
Це чудова можливість розібратися з невирішеними питаннями, відкладеними з минулих років. Наприклад, чи зареєстрували ви назву вашого бізнесу (DBA – Doing Business As)? Чи отримали ви податковий ідентифікаційний номер? Чи всі ваші ліцензії та місцеві дозволи в порядку? Чи вносили ви зміни до статуту вашої корпорації чи ТОВ і чи потрібно вам подати “Статті про внесення змін” для реєстрації цих змін у штаті?
Які ще поради ви можете запропонувати для організації вашого бізнесу цього року?
Редакційні рекомендації
Основні поради щодо овердрафту для малого бізнесу для ефективного фінансового управління
Небезпеки, з якими стикаються бізнеси, не переходячи в хмару: Захистіть своє майбутнєСпонсоровано Meylah
10 порад спільноти щодо створення якісного вебсайту для малого бізнесу
10 порад зі створення ефективного досвіду бренду для малого бізнесу
4 поради щодо сталого розвитку вашого бізнесу
Майстерність віддаленого бізнесу: стратегії успіху в цифрову епохуСпонсоровано HelloSign
Неллі Акальп
Неллі Акальп — пристрасна підприємиця, визнаний експерт з бізнесу та мати чотирьох дітей. Вона є генеральним директором CorpNet, найрозумнішого способу розпочати бізнес, зареєструватися для сплати податків на заробітну плату та забезпечити відповідність бізнесу нормативним вимогам по всій території Сполучених Штатів. Підписатися Слідкувати @smallbiztrends RSS LinkedIn Pinterest iTunes
Ресурси для малого бізнесу 
Посібник з реклами для малого бізнесу
Переглянути все
<